豆知識 選考対策

【テンプレ有】企業へのメールってどうやったらいいの?シーン別で企業へのメールの書き方を伝授します!

就活では、説明会や面接の申し込み、日程調整、内定承諾など、メールを通じて採用担当の方との連絡を取る機会はたくさんあります。

今や企業とのやりとりはメールがメインになっているのです。

 

そこで今回は、メールのビジネスマナーをシーン別でまとめました。ぜひ参考にしてみてください。

社会の窓編集部
この記事を読めば、ビジネスメールのマナーはばっちりです!

 

この記事を読んでほしい人

  • 企業に送るメールの書き方が分からない人
  • 企業からのメールの返信の仕方が分からない人
  • シチュエーション別のメールのマナーを知りたい人

この記事の内容

▷件名は、「用件 大学名 名前」

▷署名は、「①氏名 ②大学・学部・学科 ③連絡先電話 ④PCメールアドレス」

▷本文ではシーン別で注意すべき点をしっかり守る

▷返信するときは元のメールを引用する

▷誤送した時はすぐにお詫びの電話し、繋がらなければメールを送る

 

メールはあなたの印象を決定づける

冒頭でも述べましたが、メールは企業の方との重要なコミュニケーションツールです。

そして、選考が進めば進むほど、その機会は増えていきます。

 

その中で、間違った言い回しやルールに則っていないメールを繰り返してしまうと、あなたの評価はダダ下がりです。

例えば、敬語の使い方ができていなかったり、返信が極端に遅かったりすると、「この人を採用しても大丈夫かな・・・」と思われてしまいます。

更に、取引先とのやり取りや社内メールなど、メールを使ったコミュニケーションは今後増えていくでしょう。

つまり、正しいメールの送り方を覚えておくことは、社会に出てからも大いに役立つんです。

 

メールのマナーの重要性、お分かりいただけましたかでしょうか。

ということで早速基本的なメールのマナーを見ていきましょう。

 

メールの書き方

前置きが長くなりましたが、ここからは本格的なメールの書き方講座に入っていきます。

件名・署名・本文に分けて、カテゴリーごとに説明していくので、一つずつ丁寧に読んでいってください。

 

件名

件名の欄には、「用件 大学 名前」を入力しましょう。

メールを受信すると、受信フォルダに蓄積されます。

その際、受信フォルダにはメールごとの送信元メールアドレス・受信日時とともに一番大きく表示されるのが、件名です。

この件名に送信元の名前・用件が書かれているとメールの内容が人目に分かって非常に親切ですよね。

 

更に、企業からのメールへの返信には"Re"を付けたままにしておきましょう。

この"Re"を残しておくことによって、そのメールが自分の送信したものに対しての返信であることが分かるので、優先されてみてくれるようになります。

この時の注意点は、件名を変更しないこと。

件名を変更してしまうと送り元が混乱してしまいます。

件名を「用件 大学 名前」にするのはこちらから送るメールのみにしましょう。

 

件名のテンプレート

 

「 ○○の△△に関して ◇◇大学 就活太郎 」

 

ココがポイント

  • 内容はなるべく短く
  • 大学名は正式名称で

 

本文

ここからは、最も重要な本文のマナーに関して説明していきます。

それではいきましょう!

 

冒頭

冒頭では、宛先名(+様)・挨拶から始めます

これは、メッセージでやり取りする際にの基本の「き」の字に当たるマナーなのでメールの内容にかかわらず必ず守ってください。

テンプレートはこんな感じです。

 

冒頭のテンプレート

 

株式会社○○ 新卒採用担当 様

 

お世話になっております。△△大学の◇◇です。

先日は説明会に参加させていただきありがとうございました。

 

ココがポイント

  • 基本は「お世話になっております。」から始める
  • 初回のメールのみ「お世話になります。」から始める
  • 以前イベント等に参加した際はそのお礼も
  • 宛先名と挨拶の間は一行空ける

 

署名

署名も、メールの内容にかかわらず必ず文末に添えましょう。

署名で記載すべき事項は、

  1. 氏名
  2. 大学・学部・学科・学年
  3. 連絡先電話番号
  4. PCメールアドレス

の4つです。

更に、署名の前後は‐‐‐‐を入れて冒頭・本文とは分けておきましょう。

 

冒頭のテンプレート

 

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就活太郎

◇◇大学◇◇学部◇◇学部4年

TEL:090-××××-××××

Mail:tarou-shyukatsu@××××××.com

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ココがポイント

  • 上下を点線で囲う
  • 内容ごとに改行する

 

内容

ここからは、メールの内容別にテンプレートをご紹介します。

 

書類を送付する

まずは、添付ファイル付のメールを送信するときのテンプレートです。

特に履歴書やエントリーシートを書いて送る際にこの内容のメールを送ることが多いので、しっかりとマナーを身に付けておきましょう。

 

書類送信メールのテンプレート

 

件名:履歴書の提出 ◇◇大学 就活太郎

 

株式会社○○ 新卒採用担当 様

 

お世話になっております。◇◇大学の就活太郎です。

先日は説明会に参加させていただきありがとうございました。

 

先日ご案内を頂きました書類一式をお送り致します。

恐れ入りますが、ご確認頂けますと幸いです。

 

お忙しい中恐縮ですが、ご収差の程宜しくお願い申し上げます。

 

 

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就活太郎

◇◇大学◇◇学部◇◇学部4年

TEL:090-××××-××××

Mail:tarou-shyukatsu@××××××.com

‐--------------------------------------------------------------

 

ココがポイント

  • 添付ファイルの名前は「氏名 履歴書」などにする
  • 間違ったファイルを送っていないか送信する前に確認する

 

面接等の日程調整

面接等の日程調整には、企業から提示された候補日から選ぶパターンと、こちらから希望日をいくつか提案するパターンがあります。

それぞれ微妙に違うポイントがあるので、しっかりと区別しておきましょう。

 

まずは、企業が提示した候補日への返信をするパターンです。

 

候補日への返信のテンプレート

 

件名:面接の日程調整に関して ◇◇大学 就活太郎

 

株式会社○○ 新卒採用担当 様

お世話になっております。◇◇大学の就活太郎です。

 

面接日程のご連絡有難うございます。

頂いた候補日時より、下記でお伺いさせて頂けますでしょうか。

 

【希望面接日時】

●月●日(●)●時~●時

 

お忙しい中恐縮ですが、ご検討をお願い申し上げます。

 

 

‐--------------------------------------------------------------

就活太郎

◇◇大学◇◇学部◇◇学部4年

TEL:090-××××-××××

Mail:tarou-shyukatsu@××××××.com

‐--------------------------------------------------------------

 

ココがポイント

  • 候補日を提示してくれたことにお礼を述べる
  • 希望面接日時の上下を一行ずる空ける

 

次に、こちらから希望日をいくつか提案するパターンのテンプレートです。

 

希望日を提案するテンプレート

 

件名:面接の日程調整に関して ◇◇大学 就活太郎

 

株式会社○○ 新卒採用担当 様

お世話になっております。◇◇大学の就活太郎です。

 

面接ご案内、誠に有難うございます。

面接の希望日をご提案させて頂きます。ご検討の程宜しくお願い申し上げます。

 

【希望面接日時】

①●月●日(●)●時~●時

②△月△日(△)△時~△時

③◇月◇日(◇)◇時~◇時

 

お忙しい中恐縮ですが、何卒宜しくお願い申し上げます。

 

 

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就活太郎

◇◇大学◇◇学部◇◇学部4年

TEL:090-××××-××××

Mail:tarou-shyukatsu@××××××.com

‐--------------------------------------------------------------

 

ココがポイント

  • 面接の案内に対してお礼を述べる
  • 希望面接日時の上下を一行ずる空ける
  • 希望面接日時は最低3つ挙げる

 

日程を変更したいときは

日程変更をするときは、まず直接電話をしましょう。

もし電話に出なかった場合や担当者が不在の時のみメールにて連絡しましょう。

 

日程変更のテンプレート

 

件名:面接の日程再調整に関して ◇◇大学 就活太郎

 

株式会社○○ 新卒採用担当 様

お世話になっております。◇◇大学の就活太郎です。

 

●月●日(●)●時よりお約束させて頂いていた面接の件ですが、

貴社にお伺いすることが難しくなってしまいました。

大変申し訳ございません。

 

先ほどお電話にてご連絡させて頂きましたが、

ご不在でしたのでメールにて失礼致します。

 

私事で大変恐縮ではございますが、

もし可能でしたら、以下の日時で日程の再調整をさせて頂けないでしょうか。

 

【希望面接日時】

①●月●日(●)●時~●時

②△月△日(△)△時~△時

③◇月◇日(◇)◇時~◇時

 

ご多忙の中お手数をお掛けして大変申し訳ございません。

何卒宜しくお願い致します。

 

 

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就活太郎

◇◇大学◇◇学部◇◇学部4年

TEL:090-××××-××××

Mail:tarou-shyukatsu@××××××.com

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ココがポイント

  • 用件を先に伝え、しっかりと謝罪をする
  • 再調整の理由は記載しなくて良い
  • 希望面接日時は最低3つ挙げる
  • 最後にもう一度深々と謝罪をする

 

選考を辞退する時は

選考辞退のメールは特に丁寧に、深いお詫びとともにその旨を伝えましょう。

まずは、辞退の旨と謝罪から入ります。

 

選考辞退メールのテンプレート

 

件名:選考辞退に関して ◇◇大学 就活太郎

 

株式会社○○ 新卒採用担当 様

お世話になっております。◇◇大学の就活太郎です。

 

誠に申し訳ございませんが、

諸般の事情により貴社の選考を辞退させて頂きたく、ご連絡させて頂きました。

お忙しい中貴重なお時間を割いて頂いたにもかかわらず、

身勝手な申し出で大変申し訳ありません。

 

また、メールにより選考辞退をご連絡しましたこと、

心よりお詫び申し上げます。

 

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

 

 

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就活太郎

◇◇大学◇◇学部◇◇学部4年

TEL:090-××××-××××

Mail:tarou-shyukatsu@××××××.com

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ココがポイント

  • 選考辞退の旨を端的に伝え、深く謝罪する
  • 選考辞退の理由は聞かれるまで述べなくて良い
  • メールで連絡していることも合わせて謝罪する

 

内定が出たら

内定通知が来たら、いち早く連絡しましょう。

内定通知後のアクションは次の3つのうちのどれかです。

  1. 承諾
  2. 保留
  3. 辞退

それぞれテンプレートや注意点が違うので、しっかりと区別しておきましょう。

 

まずは内定承諾メールから。

 

内定承諾メールのテンプレート

 

件名:内定承諾に関して ◇◇大学 就活太郎

 

株式会社○○ 新卒採用担当 様

お世話になっております。◇◇大学の就活太郎です。

 

この度は内定のご連絡を頂き、誠に有難うございます。

心より感謝申し上げるとと共に、謹んでお受けいたします。

 

貴社の戦力として一日でも早く貢献できるよう、

精進してまいります。


今後とも宜しくお願い申し上げます。

 

 

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就活太郎

◇◇大学◇◇学部◇◇学部4年

TEL:090-××××-××××

Mail:tarou-shyukatsu@××××××.com

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ココがポイント

  • まずは内定通知に対して感謝の旨を伝える
  • 次に、内定承諾の意志表明を明確にする
  • 入社後も努力していくことを伝える

 

次に、内定を保留するときのメールです。

 

内定保留メールのテンプレート

 

件名:内定保留に関して ◇◇大学 就活太郎

 

株式会社○○ 新卒採用担当 様

お世話になっております。◇◇大学の就活太郎です。


この度は内定のご連絡を頂き、誠に有難うございます。

大変光栄にございます。

 

本来であれば早速にもお返事すべきところではございますが、

返答については●月●日までお待ち頂けないでしょうか。

 

大変恐縮ではございますが、

現在、他社でも選考が進んでいる状態にありまして、

そちらの結果も踏まえたうえで判断したと考えております。

 

勿論、貴社に対しても大変魅力を感じておりますが、

貴社に失礼がないよう、納得した状態で入社させて頂きたいと考えております。

 

個人的な都合で大変恐れ入りますが、

ご理解頂けますと幸いです。何卒宜しくお願い申し上げます。

 

 

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就活太郎

◇◇大学◇◇学部◇◇学部4年

TEL:090-××××-××××

Mail:tarou-shyukatsu@××××××.com

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ココがポイント

  • まずは内定通知に対して感謝の旨を伝える
  • 次に、内定保留の意志表明を明確にする
  • 猶予期間は原則1週間程度だが、悔いが残らないよう正直に伝える。

 

最後に内定辞退のメールですが、

内定辞退のメールは選考辞退メールのテンプレートの"選考"の部分を"内定"に変換すればOKです。

注意事項も変わらないので、そのまま応用しましょう。

 

問い合わせ

最後は面接の日時や選考結果の問い合わせをするときのテンプレートです。

基本的にこちらから問い合わせをする時はまず受信フォルダや着信履歴を確認し、本当に連絡が来ていないことをチェックしてからにしましょう。

 

問い合わせメールのテンプレート

 

件名:内定承諾に関して ◇◇大学 就活太郎

 

株式会社○○ 新卒採用担当 様

お世話になっております。◇◇大学の就活太郎です。

 

こちらからの突然のご連絡、失礼致します。

 

先日はお忙しい中、面接の時間を賜りまして誠にありがとうございました。

一点伺いたいのですが、面接の結果がいつまでにお知らせ頂けますでしょうか。

大体の目途だけでもお教え頂けると幸いです。

 

お忙しい中大変恐縮ではございますが、

何卒宜しくお願い申し上げます。

 

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就活太郎

◇◇大学◇◇学部◇◇学部4年

TEL:090-××××-××××

Mail:tarou-shyukatsu@××××××.com

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ココがポイント

  • 冒頭の名前の前に、「●月●日(●)●より面接に伺いました、」等を付け加える
  • 名前のすぐ下に、こちらから連絡していることを謝罪する
  • 質問内容は端的に伝える

 

返信するとき元のメールの本文も引用する

返信するときは、元のメールの本文も引用します。

理由は簡単で、送り主が件名だけではどのメールに対する返信か分からない場合があるからです。

 

送られてきた返信メールのすぐ下に自分が送ったメールが引用されていれば、

どのメールに対する返信なのか一目で分かりますよね。

企業とのメールでのやり取りでは、こうした細かい配慮も重要になってきます。

合わせて覚えておきましょう。

 

誤送したら

編集途中のメールを送ってしまったり、送り先を間違えてしまった場合は、

すぐに送信先企業に電話をして、誤送してしまった旨を伝え謝罪しましょう。

 

もし電話が繋がらなかった場合は、メールにて誤送の旨と謝罪の文章を送った後、

再度電話で連絡するとGOOD。

メールの誤送は基本的にタブーなので、きちんとした謝罪が適切でしょう。

 

その際のメールのテンプレはこんな感じです。

 

①宛先誤送の謝罪メールのテンプレート

 

件名:【緊急】宛先誤送の件及びお詫び ◇◇大学 就活太郎

 

株式会社○○ 新卒採用担当 様

お世話になっております。◇◇大学の就活太郎です。

 

先ほど、○○様宛にお送りした下記メールですが、宛先の入力ミスにより、○○様に誤送してしまいました。

大変申し訳ございません。

 

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送信日時:20××/××/××/××:××:××

差出人:◇◇大学 就活太郎

件名:△△の件

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お忙しい中恐縮ですが、当該メールを開封前に削除していただけますと、幸いです。

今後再発防止に細心の注意を払って参りますので、何卒ご寛容の程お願い申し上げます。

お手数をおかけしますが、何卒宜しくお願い致します。

 

 

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就活太郎

◇◇大学◇◇学部◇◇学部4年

TEL:090-××××-××××

Mail:tarou-shyukatsu@××××××.com

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②内容誤記の謝罪メールのテンプレート

 

件名:【緊急】内容誤記の件及びお詫び ◇◇大学 就活太郎

 

株式会社○○ 新卒採用担当 様

お世話になっております。◇◇大学の就活太郎です。

 

先ほど、○○様宛にお送りした下記メールですが、誤って送信したものでございます。

大変混乱させてしまった事と存じます。大変申し訳ございません。

 

‐--------------------------------------------------------------

送信日時:20××/××/××/××:××:××

差出人:◇◇大学 就活太郎

件名:△△の件

‐--------------------------------------------------------------

 

お忙しい中恐縮ですが、当該メールは削除していただけますと、幸いです。

今後再発防止に細心の注意を払って参りますので、何卒ご寛容の程お願い申し上げます。

お手数をおかけしますが、何卒宜しくお願い致します。

 

 

‐--------------------------------------------------------------

就活太郎

◇◇大学◇◇学部◇◇学部4年

TEL:090-××××-××××

Mail:tarou-shyukatsu@××××××.com

‐--------------------------------------------------------------

 

 

③添付ファイル誤送の謝罪メールのテンプレート

 

件名:【緊急】添付ファイル誤送の件及びお詫び ◇◇大学 就活太郎

 

株式会社○○ 新卒採用担当 様

お世話になっております。◇◇大学の就活太郎です。

 

先ほど、○○様宛にお送りした下記メールですが、入力ミスにより、誤ったファイルを添付したものでございます。

大変混乱させてしまった事と存じます。大変申し訳ございません。

 

‐--------------------------------------------------------------

送信日時:20××/××/××/××:××:××

差出人:◇◇大学 就活太郎

件名:△△の件

‐--------------------------------------------------------------

 

こちらのメールにて正しいファイルを添付しておりますので、お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。

添付ファイル名:☆☆ 1点

 

お忙しい中恐縮ですが、当該メールを開封前に削除していただけますと、幸いです。

今後再発防止に細心の注意を払って参りますので、何卒ご寛容の程お願い申し上げます。

お手数をおかけしますが、何卒宜しくお願い致します。

 

 

‐--------------------------------------------------------------

就活太郎

◇◇大学◇◇学部◇◇学部4年

TEL:090-××××-××××

Mail:tarou-shyukatsu@××××××.com

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まとめ

今回は、就活におけるメールのマナーをお伝えしました。

シーン別でそれぞれ注意するべき点があるものの、共通事項は

  • 正しい敬語を使う
  • 挨拶・謝罪・お礼を大切に
  • 内容を端的に分かりやすく伝える

といったどれも基本的なことです。

 

でも、こうしたマナーがちゃんとできているかどうかって意外に大切なんですよね。

みなさんもこの記事を参考にして、きれいなメールを作ってくださいね!

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ケムリん@社会の窓編集長

ケムリん@社会の窓編集長

「就活生を一歩上へ押し上げる」がコンセプトの就活メディア『社会の窓』の中の人。就活相談についてはTwitterのDMで承っています。好きな言葉は『分析』と『効率化』。独自の切り口と独特の視点のコンテンツを取り揃えています。 『オンリーワンの情報でナンバーワンの成果を勝ち取れ』

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